עיבוד מידע במוצר העסקי

על מה העמוד הזה חל

העמוד חל על המוצר העסקי: המענה הטלפוני בשם העסק, ערוץ ההודעות כשהוא מופעל, וה-CRM שבו נאספות הפניות. הוא אינו חל על המוצר האישי, שמתואר במדיניות הפרטיות. זהו סיכום עובדתי ולא הסכם עיבוד מידע; כאשר יידרש הסכם כזה, העמוד הזה הוא הבסיס העובדתי שלו.

מי אחראי על איזה מידע

על המידע שבעל העסק מוסר לנו ישירות - פרטי התקשרות, מאגר הידע והגדרות המערכת - 4word היא בעלת השליטה. על המידע של הלקוחות שמתקשרים לעסק - שם, מספר טלפון, סיבת הפנייה, תמלול השיחה וסיכומה - העסק הוא בעל השליטה, ו-4word מעבדת אותו בשמו ולפי הוראותיו. המשמעות המעשית: הבסיס החוקי לעיבוד וחובת היידוע כלפי הלקוחות הם באחריות העסק, ואנחנו מספקים את הכלים.

• לפרק התפקידים במדיניות הפרטיות

מה נשמר על כל מתקשר

לכל שיחה נשמרים מספר הטלפון של המתקשר, שמו אם נמסר בשיחה או זוהה, זמן השיחה ומשכה, סיבת הפנייה כפי שהובנה, תמלול השיחה, סיכום שנוצר אוטומטית, ופרטי הליד שחולצו - למשל בקשת תור, מספר לחזרה או פריט שהתעניינו בו.

השיחה מתומללת ואינה מוקלטת כקובץ אודיו. פרטים שחולצו הם תוצר של שיחה טבעית ועלולים לכלול טעויות שמיעה או תמלול, ולכן יש לאמת פרט קריטי מול הלקוח. העוזרת פותחת כל שיחה בהצגה עצמית כעוזרת AI, ובעל העסק אינו יכול להסיר את ההצגה הזו.

כמה זמן זה נשמר

כאשר המחיקה האוטומטית מופעלת עבור העסק, תוכן השיחה - התמלול, הסיכום והפרטים שחולצו - נמחק 30 יום אחרי השיחה. רשומת השיחה עצמה, ובכללה מספר המתקשר, נשארת ב-CRM של העסק. מאגר הידע וההגדרות נשמרים כל עוד החשבון פעיל. טבלת השמירה המלאה מופיעה במדיניות הפרטיות.

• לטבלת השמירה

צדדים שלישיים

כדי לספק את השירות, מידע מהשיחות ומההתכתבויות מועבר לצדדים שלישיים שפועלים עבורנו, רק במידה הדרושה לכך. לקוח עסקי יכול לקבל מאיתנו את הפרטים שהוא צריך כדי לעמוד בחובותיו.

בקרות שכבר קיימות

המידע מוגן באמצעי אבטחה מקובלים: התעבורה מוצפנת, תוכן השיחות מוצפן באחסון, ההרשאות בלוח הבקרה מבחינות בין הבעלים לבין חברי הצוות, ופעולות ניהוליות מסוימות נרשמות ביומן ביקורת.

מה קורה בהשבתה

השבתת המענה עוצרת את קבלת השיחות ואינה מוחקת דבר: השיחות, פרטי הפניות ומאגר הידע נשארים כפי שהם, וספירת השמירה ממשיכה לרוץ.

בקשה לעיון, תיקון או מחיקה של מידע על מתקשר

לקוח שפנה לעסק ומבקש לעיין במידע עליו, לתקן אותו או למחוק אותו - יפנה לעסק, שהוא בעל השליטה במידע.

לשאלות או לבקשות הנוגעות למחיקת מידע הקשור לחשבון עסקי, ניתן לפנות אלינו בכתובת support@4word.io. בקשות החלות לפי דין ייבחנו ויטופלו בהתאם לדין ולהסכם החל.

4word מפעילה את השירות.

מה באחריות העסק

ליידע את הלקוחות שפניות טלפוניות נענות על ידי עוזרת AI ומתומללות, ולהחזיק בסיס חוקי לעיבוד. העוזרת מצהירה שהיא AI בכל שיחה, אך ההצהרה אינה מחליפה הודעת פרטיות מטעם העסק.

לטפל בבקשות של לקוחותיו לעיון, לתיקון ולמחיקה, ולהעביר אלינו כל בקשה כזו שאינו יכול לבצע בעצמו.

להשתמש בייצוא הלידים למטרה שלשמה נמסר המידע בלבד, לשמור אותו מאובטח, ולא להעביר אותו לצד שלישי ללא בסיס חוקי. הקובץ שיוצא מהמערכת מכיל מידע אישי של צדדים שלישיים.

• לסעיף אחריות בעל העסק בתנאי השימוש

יצירת קשר

4word מפעילה את השירות. לשאלות על העמוד הזה או על העיבוד - אפשר לכתוב ל-support@4word.io או לפנות דרך טופס יצירת הקשר באתר.