עיבוד מידע במוצר העסקי

על מה העמוד הזה חל

העמוד חל על המוצר העסקי: המענה הטלפוני בשם העסק, ערוץ ההודעות כשהוא מופעל, וה-CRM שבו נאספות הפניות. הוא אינו חל על המוצר האישי, שמתואר במדיניות הפרטיות. זהו סיכום עובדתי ולא הסכם עיבוד מידע; כאשר יידרש הסכם כזה, העמוד הזה הוא הבסיס העובדתי שלו.

מי אחראי על איזה מידע

על המידע שבעל העסק מוסר לנו ישירות - פרטי התקשרות, מאגר הידע והגדרות המערכת - 4word היא בעלת השליטה. על המידע של הלקוחות שמתקשרים לעסק - שם, מספר טלפון, סיבת הפנייה, תמלול השיחה וסיכומה - העסק הוא בעל השליטה, ו-4word מעבדת אותו בשמו ולפי הוראותיו. המשמעות המעשית: הבסיס החוקי לעיבוד וחובת היידוע כלפי הלקוחות הם באחריות העסק, ואנחנו מספקים את הכלים.

• לפרק התפקידים במדיניות הפרטיות

מה נשמר על כל מתקשר

לכל שיחה נשמרים מספר הטלפון של המתקשר, שמו אם נמסר בשיחה או זוהה, זמן השיחה ומשכה, סיבת הפנייה כפי שהובנה, תמלול השיחה, סיכום שנוצר אוטומטית, ופרטי הליד שחולצו - למשל בקשת תור, מספר לחזרה או פריט שהתעניינו בו.

השיחה מתומללת בזמן אמת ואינה מוקלטת כקובץ אודיו. פרטים שחולצו הם תוצר של שיחה טבעית ועלולים לכלול טעויות שמיעה או תמלול, ולכן יש לאמת פרט קריטי מול הלקוח. העוזרת פותחת כל שיחה בהצגה עצמית כעוזרת AI, ובעל העסק אינו יכול להסיר את ההצגה הזו - המערכת דוחה נוסח פתיחה ששולל אותה.

כמה זמן זה נשמר

תוכן השיחה - התמלול, הסיכום והליד - נמחק אוטומטית כעבור 30 יום. רשומת השיחה עצמה, ובכללה מספר המתקשר, נשארת ב-CRM של העסק עד שהעסק מוחק את השיחה. מאגר הידע וההגדרות נשמרים כל עוד החשבון פעיל. טבלת השמירה המלאה, המשותפת לאתר ולשרתים, מופיעה במדיניות הפרטיות.

• לטבלת השמירה

ספקי משנה

השיחה עוברת דרך ספק הטלפוניה, ספק זיהוי הדיבור וספקי המודלים; הסיכומים והתשובות מופקים אצל ספק המודלים; הודעות בערוץ WhatsApp עוברות דרך Meta כשהערוץ מופעל. הרשימה המלאה, ובה מה כל ספק מקבל והיכן הוא מעבד, מופיעה בעמוד ספקי המשנה.

• לעמוד ספקי המשנה

בקרות שכבר קיימות

מספרי טלפון וכתובות אימייל נשמרים מוצפנים ברמת השדה, והתמלולים מוצפנים במנוחה. התעבורה מוצפנת ב-TLS. ההרשאות בלוח הבקרה מבחינות בין בעלים לחברי צוות, ופעולות ניהוליות נרשמות ביומן ביקורת ייעודי לעסק שנכשל סגור - פעולה שאי אפשר לתעד אינה מתבצעת. שינויים בהגדרות המענה נשמרים כגרסאות.

מה קורה בהשבתה

השבתת המענה עוצרת את קבלת השיחות ואינה מוחקת דבר: השיחות, הלידים ומאגר הידע נשארים כפי שהם, וספירת השמירה ממשיכה לרוץ. סגירת החשבון מוחקת את נתוני העסק לפי תהליך המחיקה, והמספר הייעודי משתחרר ועשוי להיות מוקצה לעסק אחר.

בקשה למחיקת מידע של מתקשר

לקוח שפנה לעסק ומבקש לעיין במידע עליו, לתקן אותו או למחוק אותו - יפנה לעסק, שהוא בעל השליטה. העסק יכול למחוק שיחה וליד ישירות מלוח הבקרה. אם נדרשת מחיקה שאינה זמינה בלוח הבקרה, בעל העסק יכול לכתוב ל-support@4word.io ואנחנו נבצע אותה בשמו. 4word מפעילה את השירות.

אנחנו מאשרים קבלת בקשה כזו תוך שני ימי עסקים ומשלימים את הטיפול תוך 30 יום. ייתכן שנבקש לאמת שהפונה מורשה לפעול בשם העסק. המחיקה במערכות הפעילות מתבצעת מיד; אצל ספקי משנה ובעותקי גיבוי היא מבוצעת כמיטב יכולתנו ועשויה להימשך עד תום חלון הגיבוי.

מה באחריות העסק

ליידע את הלקוחות שפניות טלפוניות נענות על ידי עוזרת AI ומתומללות, ולהחזיק בסיס חוקי לעיבוד. העוזרת מצהירה שהיא AI בכל שיחה, אך ההצהרה אינה מחליפה הודעת פרטיות מטעם העסק.

לטפל בבקשות של לקוחותיו לעיון, לתיקון ולמחיקה, ולהעביר אלינו רק בקשות שאי אפשר לבצע מלוח הבקרה.

להשתמש בייצוא הלידים למטרה שלשמה נמסר המידע בלבד, לשמור אותו מאובטח, ולא להעביר אותו לצד שלישי ללא בסיס חוקי. הקובץ שיוצא מהמערכת מכיל מידע אישי של צדדים שלישיים.

• לסעיף אחריות בעל העסק בתנאי השימוש

יצירת קשר

4word מפעילה את השירות. לשאלות על העמוד הזה, על העיבוד או על ספק מסוים - אפשר לכתוב ל-support@4word.io או לפנות דרך טופס יצירת הקשר באתר.